Implantación de un Sistema de Gestión de Calidad ¿lo hacemos nosotros o contratamos una consultoría? (1ª parte)

Cuando en nuestra empresa decidimos implantar un Sistema de Gestión de Calidad, la primera decisión importante que hay que tomar es si el proceso lo vamos a llevar a cabo nosotros mismos, o bien, vamos a contratar una Consultoría especializada en Sistemas de Gestión de Calidad.

En este primer artículo vamos a ver cómo sería el proceso de Implantación en el caso de hacerlo nosotros mismos.

Paso 1 // Responsable de Calidad…

Lo primero es designar a la persona o personas que van a encargarse de la Implantación del Sistema de Gestión de Calidad. Dependerá del tamaño de la empresa, pero por lo general suele haber una o más personas dedicadas exclusivamente a la Gestión de Calidad en empresas grandes o medianas, formando así un Departamento de Calidad, y en las empresas de menor tamaño suele ser un trabajador o el mismo Gerente el que deberá encargarse de llevar a cabo dicha Implantación. Estos trabajadores deben tener una formación mínima en Sistemas de Gestión de Calidad y Auditorias Internas, para poder desempeñar este puesto de trabajo.

Paso 2 // Redacción de la Documentación del Sistema de Calidad…

Todas las empresas, sean grandes o pequeñas, tienen unos protocolos de actuación para todos sus procesos, que aunque no estén documentados, son conocidos y entendidos por todos los trabajadores de la empresa. Pues bien, la persona que va a implantar el Sistema de Gestión de Calidad, que asumirá el papel de Responsable de Calidad, deberá documentar todos estos procedimientos de forma coherente con la realidad de la empresa. Estos procedimientos contendrán unos registros que deberán estar perfectamente controlados y actualizados; como por ejemplo, el registro de la formación que han recibido los empleados durante un año en concreto; en donde quedará constancia de la materia que se ha impartido, las horas lectivas, la lista de trabajadores que han acudido a esa formación, …

Paso 3 // Implementación del Sistema de Gestión de Calidad…

Implementación significa que vamos a implantar una nueva herramienta de gestión  en nuestra empresa y que nos vamos a asegurar de que ésta vaya funcionando y nos vaya aportando los resultados esperados. Por lo tanto, a partir de la creación de estos protocolos de actuación, a los que llamamos procedimientos, la empresa deberá ir introduciendo, poco a poco, estas directrices en todos los puestos de trabajo. Es importante que estos protocolos sean reales y coherentes con el funcionamiento de la empresa, sino nada de esto tendrá sentido.

Paso 4 // Enfoque hacia la Mejora Continua…

Es imprescindible que todos los trabajadores de nuestra empresa tengan claro que al implantar un Sistema de Gestión de Calidad nos estamos embarcando en una nueva etapa laboral, en la que nuestro principal objetivo será la Mejora Continua. Por lo que es de vital importancia que la Dirección sea capaz de contagiar ese entusiasmo a sus trabajadores, explicándoles y formándoles, para ser un equipo en todos los sentidos.

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